Dobra firma FM powinna też zapewniać dobrego podwykonawcę, jakim się posiłkuje. Niestety na polskim rynku w przetargu często wygrywa najniższa cena. To za mało, aby odnieść prawdziwy sukces. Zatem na jakie aspekty warto zwrócić uwagę? Co dziś stanowi przewagę konkurencyjną w FM?
Największą przewagę konkurencyjną są w stanie zbudować firmy już obsługujące klientów o rozproszonej strukturze, a więc obecne na wielu rynkach regionalnych. Takie firmy – oprócz zbudowanych już lokalnych zasobów technicznych – utrzymują relacje z innymi lokalnymi graczami rynkowymi, co pozwala im optymalizować koszty i logistykę operacyjną, choćby poprzez współdzielenie zasobów. To zintegrowane podejście FM powinno w swojej istocie stawiać na elastyczność i kompleksowe ograniczania ryzyka.
Na polskim rynku, który – co do zasady – uznaje się za rynek pierwszej generacji FM, wciąż dominującym kryterium pozostaje relacja jakości do kosztu usługi, zwłaszcza w przypadku klientów, którzy dopiero decydują się na outsourcing utrzymania technicznego i taka decyzja musi być poparta wykazaniem lepszej efektywności kosztowej niż rozwiązanie w modelu in-house.
Ale koszt to nie wszystko, i to, na co zwracają uwagę klienci, to potencjał innowacyjny – perspektywa możliwości dalszego generowania oszczędności poprzez szeroko rozumiane innowacje – zarówno technologiczne, jak i procesowe. W CBRE także promujemy dostawców, którzy odznaczają się taką innowacyjnością, gdyż w dłuższej perspektywie tylko tacy partnerzy są w stanie zapewnić stabilny wzrost biznesu – proste rozwiązania generujące szybkie oszczędności szybko się kończą. Zanim jednak taką stworzymy taką krótką listę dostawców, analizujemy szereg innych kryteriów: stabilność finansową, udział podwykonawców vs usługi świadczone własnymi zasobami, obecność w poszczególnych województwach, strukturę portfolio klientów. To są analizy, na podstawie których proponujemy naszym klientom optymalny poziom serwisu w danym obiekcie, uwzględniając koszt oraz jakość usługi. Analizujemy także referencje oraz ewentualne autoryzacje/ certyfikaty producentów.
Zarówno referencje oficjalne, jak i tzw. marketing szeptany są pewnymi narzędziami do oceny wiarygodności biznesowej potencjalnego partnera, natomiast należy zawsze patrzeć kontekstowo i umieć czytać „między wierszami”; nie każda referencja i polecenie sprawdzone u klienta X może być adekwatna w kontekście klienta Y. Trzeba zadawać właściwe pytania, właściwym osobom, we właściwym momencie procesu.
Jednym z takich pytań, które pozwalają oszacować spodziewany poziom konkurencyjności oferty i innowacyjności dostawcy, jest pytanie o to, co go wyróżnia na tle konkurencji. Tak postawione pytanie daje odpowiedź na wiele kwestii, a przy kilku potencjalnych dostawcach, odpowiedzi każdego z nich mogą zbudować naprawdę dosyć solidny obraz branży.
Z kolei na etapie zawierania umowy, generalnie obserwowana reguła pokazuje, że im większą firmę mamy po drugiej stronie stołu negocjacyjnego, tym proces kontraktowania trwa dłużej, co wynika z pewnej naturalnej inercji dużych organizacji. Wychodzimy naprzeciw temu wyzwaniu, zawierając umowy ramowe z wieloma partnerami, co w przypadku pozyskania nowego klienta, minimalizuje proces zakontraktowania usługi, który sprowadza się wtedy do kalkulacji kosztów na podstawie predefiniowanych komponentów kosztowych lub wyceny i ew. wizji lokalnej. Cała reszta kryteriów oceny jest przeanalizowana wcześniej i na jej podstawie powstaje krótka lista dostawców.
Narzędzia cyfrowe obecne są w zakupach od wielu lat, wspomagając efektywnie proces zbierania ofert. Co do możliwości głębszej analizy, tutaj ewidentnie pierwsze skrzypce zaczyna grać sztuczna inteligencja, która w coraz bardziej precyzyjny sposób jest w stanie poradzić sobie z Big Data. Chciałbym nadmienić, że Grupa CBRE jest jedną z najbardziej zaawansowanych organizacji zakupowych pod tym kątem, z jakimi miałem do czynienia. W rzeczywistości ogromne zasoby danych CBRE są wyraźnym wyróżnikiem i źródłem rozwiązań opartych na AI dla naszych klientów. W skali świata AI analizuje ponad 39 mld danych z ponad 300 źródeł, które mogą generować szereg rozwiązań, w tym SmartFM.
Jak każda duża i profesjonalna firma, posiadamy wbudowane mechanizmy chroniące zarówno nas, jak i naszych klientów przed ryzykami wynikającymi ze współpracy z partnerami zewnętrznymi. Analizujemy i mitygujemy ryzyka związane ze stabilnością finansową naszych partnerów, zapewnienie Business Continuity Plan (BCP) oraz regularną ocenę jakości świadczonych usług przy wykorzystaniu narzędzi cyfrowych systematyzujących dane oraz ewentualnych działaniach naprawczych.
Wraz z rozwojem i zmianą priorytetów klientów zmieniają się również kryteria wyboru dostawców. Podczas gdy relacja jakości do ceny i innowacja są obecnie kluczowymi priorytetami, widzimy również, że zrównoważony rozwój, zaangażowanie społeczne i programy partnerskie dostawców wysuwają się na pierwszy plan.
Kryteria wyboru dostawców są więc dopasowywane do konkretnych okoliczności i wyzwań. Jakkolwiek pewne się przewijają częściej, inne rzadziej – przy wyborze powinny one odzwierciedlać najpełniej potrzebę biznesową, zarówno CBRE jak i naszego klienta.
– stąd CBRE od lat podejmuje szereg inicjatyw pozwalających odpowiednio zaadresować te kwestie w portfolio dostawców, z którymi współpracujemy.
